Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim
Acara ini (Sharing Knowledge) merupakan rangkaian kegiatan ANRI dalam tugas verifikasi hasil pengawasan Internal (LAKI) Provinsi, dan Verifikasi Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal Kabupaten Kota (LAKE) yang dilakukan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
dengan narasumber Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI Zita Asih Suprastiwi , Direktur Aparatur Negara Bappenas Prahesti Pandanwangi. dihadiri juga Kepala OPD dilingkungan Pemprov. Kaltim, Kepala LKD Kabupaten/se Kalimantan Timur dan perwakilan masing – masing OPD Kaltim.
Kegitan ini diselenggarakan dengan tujuan terwujudnya tertib kebijakan, terwujudnya tertib arsip, serta arahan pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip (opd)dan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lkd
Sambutan dibuka oleh plh Sekretaris, Lourensius Ndua selaku kepala bidang pengelolaan arsip beliau menyampaikan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Pada tahun 2017, 2018, dan 2019 telah melakukan Audit sistem Kearsipan Internal berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Dari 39 OPD yang di audit hanya terdapat 6 OPD yang hasil penilaiannya diatas cukup sementara 33 OPD hasil penilainnya dibawah Cukup.
“Pada bulan agustus 2020 s/d Mei 2021, kita melakukan memetaan terhadap OPD di Lingkup Provinsi Kalimantan Timur dalam pengelolaan arsip dinamis, dengan hasil Terdapat 8 OPD yang relative baik pengelolaan arsip dinamisnya, yang selanjutnya akan dialakukan Pengawasan Kearsipan untuk mengetahui capaian nilanya dengan kegiatan Audit Kearsipan” ujarnya
Pada Tahun 2019 terbitlah Peraturan Arsip Nasional Negara Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, mencabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan, serta terdapat beberapa perbedaan dalam melakukan pengawasan kearsipan dengan ketentuan yang terdahulu baik dari segi instrument, maupun bobot penilaian per aspek, serta instrument hasil audit di veripikasi oleh Arsip Nasional Negara Republik Indonesia sehingga harus dilakukan Audit ulang terhadap seluruh OPD.
“Pada saat koordinasi dengan pihak ANRI, bahwa waktu terakhir hasil audit kearsipan internal yang akan dilakukan verifikasi ANRI adalah tanggal 30 Juni 2021, sehingga kalau dilihat dari waktu kami hanya punya waktu audit 1 bulan untuk melakukan audit”. tambahnya
Pada Bulan Juni Tahun 2021 berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Negara Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, telah dilakukan 3 sampling OPD untuk dilakukan audit kearsipan internal, dan telah dilakukan verifikasi oleh ANRI, nilai tertinggi akan diberikan penghargaan oleh Gubernur Kalimantan Timur sebagai pengelola kearsipan dinamis terbaik.
Untuk pengawasan kearsipan eksternal telah dilakukan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal pada tahun 2017 sampai dengan sekarang. Dan telah dilakukan pemberian penghargaan melalui panji panji keberhasilan dibidang penyelenggaraan kearsipan terbaik kepada LKD Kabupaten/Kota oleh Gubernur setiap tahunnya.
setelah itu, Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan, ANRI Zita Asih Suprastiwi, Direktur Aparatur, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip sebagai implikasi dan pengawasan arsip, yang mana dalam kondisi saat ini, arsip hanya sekedar dukungan administrasi sehingga dianggap kurang penting dan bukan prioritas, dimana pengelolaan arsip sama dengan pengelolaan fisik dan bersifat clerical works.
“tanggung jawab dominan diserahkan kepada unit kearsipan area perubahan di hilir dimana harus memiliki peran penting strategis tapi tak berdaya juga persepsi jabatan fungsional arsiparis kurang atraktif dan kurang strategis”. kata beliau
“seharusnya semua bertransformasi agar arsip sebagai strategic enabler bagi pelaksanaan egov ( interconnected digital goverment) dan reformasi birokrasi supaya pengelolaan arsip tdk semata2 pengelolaan fisik tetapi pengelolaan informasi kinerja menjadi tanggung jawab pengelolaan arsip secara proporsional antara UP dan UK ( area perubahan dimulai dari hulu) serta Jabatan Fungsional Arsiparis memiliki kemandirian dan independen Pemangku Kebijakan mentrigger terciptanya arsip”. tambah beliau
Direktur Aparatur Negara Bappenas Prahesti Pandanwangi menyampaikan peran arsip dalam pembangunan nasional sebagai sumber sejarah dan pembelajaran.
“disini arsip sebagai memori kolektif bangsa yang memiliki nilai historis tinggi dan dapat dimanfaat kan sebagai sumber pembelajaran implementasi reformasi birokrasi sebagai bukti akuntabilitas kinerja pemerintahan dan penyelenggara good govermance”. kata Prahesti
“arsip menjadi sumber informasi untuk riset dan kajian perencanaan dan pelaksanaan berbagai program pembangunan dimana arsip memberikan bukti yang sah untuk pengakuan identitas, memperdalam dan memperkuat identitas yang solid untuk melestarikan bukti dan warisan budaya yang relevan, tidak hanya dengan masa lalu, tetapi juga dengan kelangsungan dan kemajuan budaya”. imbuhnya.
Kemandirian pengelolaan arsip aktif pada unit pengolah, pengelolaan arsip inaktif pada unit kearsipan dan penyerahan arsip statis oleh opd ke lkd.
Untuk dilakukan pengelolaan di depo arsip sebagai memori pemerintah daerah provinsi Kalimantan Timur.
(Andri, 04/11/2021)
